Conformité à la loi sur l'AI Act

Elevo utilise l’intelligence artificielle (IA) dans plusieurs fonctionnalités afin de permettre aux utilisateurs de gagner du temps, d'analyser les informations et de rendre les contenus plus faciles à comprendre et à utiliser.

Comment l’IA fonctionne dans Elevo

Selon la fonctionnalité, Elevo s’appuie sur différentes technologies d’IA :

• Mistral est utilisé pour les capacités d’IA générative, comme la génération de résumés, la catégorisation de contenus, l’analyse de sentiment ou la génération de matrices de compétences.

• DeepL est utilisé pour les fonctionnalités de traduction, notamment la traduction des matrices de compétences.

L’IA est conçue pour assister les utilisateurs, et non pour remplacer leur jugement. Chaque fois que l’IA génère ou analyse un contenu dans Elevo, nous nous efforçons de rendre son utilisation claire et transparente.

Où l’IA est-elle utilisée dans Elevo ?

L’IA est actuellement utilisée dans les fonctionnalités suivantes :

Produit	Fonctionnalité IA
Entretiens 1:1	Résumés générés par l’IA
	Catégorisation de contenu
Feedback 360	Résumés générés par l’IA
Sondages	Analyse de sentiments
Compétences	Génération de matrices
	Traduction de matrices
Formation	Suggestions de formation basées sur l’évaluation des compétences

Notre approche en matière de conformité et de transparence de l’IA

Elevo suit des principes clés pour garantir que les fonctionnalités reposant sur l’IA sont utilisées de manière transparente et responsable. Elevo utilise l’IA pour améliorer l’expérience utilisateur tout en maintenant la transparence et le contrôle de l’utilisateur.

Le contenu généré par l’IA est clairement identifié

Chaque fois qu’un contenu est généré par l’IA, Elevo l’indique clairement dans le produit.

Les utilisateurs peuvent ainsi distinguer le contenu généré par l’IA d’un contenu rédigé directement par un autre utilisateur.

Les utilisateurs gardent le contrôle

Le contenu généré par l’IA n’est ni définitif ni immuable.

Les utilisateurs peuvent modifier ou supprimer directement dans Elevo le contenu généré par l’IA. Cela garantit qu’ils gardent le contrôle sur les informations affichées et utilisées dans la plateforme.

Le contenu généré par l’IA doit toujours être relu par l’utilisateur lorsqu’il est utilisé pour appuyer des décisions ou des évaluations.

L’activité de l’IA est traçable

Elevo assure la traçabilité des interactions avec les systèmes d’IA.

Lorsque cela est nécessaire, Elevo est en mesure de fournir des journaux indiquant :

• quelles informations ont été envoyées au système d’IA ;
• qui a initié la demande ;
• quand la demande a été effectuée ;
• quel contenu a été renvoyé par le système d’IA à Elevo.

Dans le cadre de notre alignement avec l’AI Act de l’Union européenne, Elevo applique progressivement une durée de conservation de 180 jours aux journaux liés à l’IA.

Cette traçabilité permet d’apporter de la transparence sur la manière dont l’IA a été utilisée au sein de la plateforme.

Glossaire

LLM (Large Language Model)

Modèle d’IA conçu pour comprendre et générer du langage naturel. Les LLM peuvent réaliser des tâches telles que répondre à des questions, résumer des informations, catégoriser des contenus ou générer du texte.

Prompt

Instruction ou requête envoyée à un modèle d’IA pour orienter la réponse qu’il génère. Le prompt fournit à l’IA le contexte et les instructions nécessaires pour réaliser une tâche spécifique.

IA générative

Type d’intelligence artificielle capable de générer de nouveaux contenus à partir des informations et des instructions qu’elle reçoit. Dans Elevo, l’IA générative peut être utilisée pour des tâches telles que la génération de résumés ou de matrices de compétences.

AI Act

Réglementation de l’Union européenne établissant des règles pour le développement et l’utilisation de l’intelligence artificielle. Elle vise à promouvoir une IA sûre et transparente tout en protégeant les droits fondamentaux et en soutenant l’innovation.

Comment fonctionne chaque fonctionnalité basée sur l’IA

Pour plus de transparence, les sections suivantes expliquent comment l’IA fonctionne pour chaque fonctionnalité, y compris quelles informations sont traitées et ce que l’IA produit.

• Entretiens 1:1 et génération d'un résumé basé sur l'IA
• Entretiens 1:1 et catégorisation des entretiens basée sur l'IA
• Feedback 360 et génération d'un résumé basé sur l'IA
• Sondages et analyse des sentiments basée sur l'IA
• Compétences et matrices de compétences générées par l'IA
• Compétences et matrices de compétences traduites par l'IA

Entretiens 1:1 et génération d'un résumé basé sur l'IA

Activation du résumé des entretiens sur une campagne

Cette option est activée à l’étape 4 du processus de création de campagne (la case correspondante est cochée par défaut) :


Qui peut voir le résumé de l'entretien ?

Toutes les personnes ayant accès à l'entretien peuvent voir le résumé : les évalués, le ou les évaluateurs, les supérieurs hiérarchiques et les admins.

À quel moment le résumé est-il généré ?

Le résumé est généré une fois que l'évaluateur principal a partagé ses commentaires.

Quels éléments de l'entretien sont pris en compte pour générer le résumé ?

Les commentaires et réponses de l'évalué et des évaluateurs sont pris en compte.

Comment le résumé est-il généré ?

L’IA reçoit pour instruction de résumer les informations clés de l'entretien en quelques points concis, uniquement à partir du contenu fourni par l'évalué et les évaluateurs.

S’il n’y a pas suffisamment d’informations disponibles pour générer un résumé pertinent, aucun résumé ne sera généré.

Le résumé généré par l’IA peut-il être modifié ou supprimé ?

Oui. Le résumé généré par l’IA reste entièrement sous votre contrôle.

Les utilisateurs suivants peuvent modifier le contenu du résumé ou supprimer définitivement le bloc de résumé généré par l’IA pour un entretien donné :

• Administrateur Global,

• Administrateur Performance,

• Autres adminstrateurs disposant des autorisations appropriées pour la campagne.

Entretiens 1:1 et catégorisation des entretiens basée sur l'IA

Activation de la catégorisation des entretiens sur une campagne

Cette option s’active à l’étape 4 de la création de campagne en cochant la case dédiée :

Quels entretiens sont éligibles ?

L’IA analyse les campagnes sélectionnées :

• uniquement les commentaires formulés par l'évalué,

• et uniquement à partir du moment où ils ont été partagés.

Comment l’IA identifie-t-elle les entretiens nécessitant une attention particulière ?

Nous avons conçu un prompt dédié pour aider l’IA à identifier les entretiens pouvant nécessiter l’attention d’un Admin et à catégoriser les risques potentiels identifiés.

Pour guider l’analyse et garantir des résultats cohérents, l’IA reçoit :

• une liste prédéfinie de catégories de risques pouvant être attribuées à un entretien,

• des niveaux de confiance et d’urgence définis afin d’évaluer à quel point un risque potentiel est identifié et dans quelle mesure il nécessite une attention rapide,

• un ensemble d’exemples montrant comment des situations similaires seraient évaluées et catégorisées par un humain, y compris la catégorie de risque correspondante, le niveau de confiance et le niveau d’urgence.

Sur la base de ces instructions et du contenu de l'entretien, l’IA détermine si un risque potentiel doit être signalé et, le cas échéant, attribue la catégorie appropriée ainsi que les niveaux associés.

Quels sont les points d’attention de l’IA ?

L’IA recherche des éléments pouvant être liés à :

• la violence verbale,

• le harcèlement,

• la discrimination

• la santé mentale,

• le bien-être,

• la motivation et l’engagement.

Si l'entretien ne présente aucun de ces éléments, elle est considérée comme n’ayant rien de particulier à signaler.

Comment accéder aux entretiens identifiés ?

Une fois la fonctionnalité activée sur la campagne concernée, il suffit de cocher la case appropriée « Voir uniquement les entretiens nécessitant votre attention ».

En cliquant sur un entretien identifié, un bloc affiche les différents éléments textuels issus des commentaires de l'évalué qui ont conduit l’Assistant IA à considérer que cet entretien nécessite votre attention.

Les catégories générées par l’IA peuvent-elles être modifiées ou supprimées ?

Oui. La catégorisation générée par l’IA reste entièrement sous votre contrôle.

Les utilisateurs suivants peuvent gérer la catégorisation d’un entretien :

• Administrateur Global,

• Administrateur Performance,

• Autres administrateurs disposant des autorisations appropriées pour la campagne.

Les utilisateurs autorisés peuvent :

• modifier une catégorie existante en sélectionnant une autre catégorie dans la liste disponible,

• modifier la justification associée à une catégorie,

• supprimer une catégorie spécifique de l'entretien,

• marquer manuellement un entretien comme nécessitant une attention particulière en ajoutant une catégorie depuis la liste disponible et en fournissant une justification,

• supprimer définitivement l’intégralité du bloc de catégorisation généré par l’IA pour un entretien donné.

Feedback 360 et génération d'un résumé basé sur l'IA

Activation du résumé du feedback sur une campagne

Cette option est activée à l’étape 4 du processus de création de campagne (la case correspondante est cochée par défaut) :

Qui peut voir le résumé du feedback ?

Toute personne ayant accès au feedback peut voir le résumé : les évalués (si partagé par le responsable), le responsable, les managers directs et indirects, ainsi que les admins.

Les pairs n’ont jamais accès au résumé.

Quand le résumé est-il généré ?

Le résumé est généré dès que le premier pair a partagé ses commentaires.

Quels éléments du 360 feedback sont pris en compte pour générer le résumé ?

Les commentaires et réponses de l'évalué et des pairs sont pris en compte.

Comment le résumé est-il généré ?

L’IA reçoit pour instruction de résumer les informations clés de l'entretien en quelques points concis, uniquement à partir du contenu fourni par l'évalué et les pairs.

S’il n’y a pas suffisamment d’informations disponibles pour générer un résumé pertinent, aucun résumé ne sera généré.

Le résumé généré par l’IA peut-il être modifié ou supprimé ?

Oui. Le résumé généré par l’IA reste entièrement sous votre contrôle.

Les utilisateurs suivants peuvent modifier le contenu du résumé ou supprimer définitivement le bloc de résumé généré par l’IA pour un entretien donné :

• Administrateur Global,

• Administrateur Performance,

• Autres administrateurs disposant des autorisations appropriées pour la campagne.

Sondages et analyse des sentiments basée sur l'IA

Analyse des questions de type texte

Plusieurs éléments sont affichés ici :

• Le sentiment moyen (basé sur l’intelligence artificielle).

• Un graphique montrant la répartition des réponses en %.

• Le taux de complétion (à venir).

Qu’est-ce que l’analyse de sentiment ?

Nous utilisons un service externe appelé Mistral. Il s’agit d’un modèle d’IA français. Les données envoyées à Mistral pour analyse ne seront pas stockées, mais utilisées uniquement pour nous renvoyer le sentiment correspondant.

Ce sous-modèle est spécifiquement entraîné pour catégoriser du texte selon le sentiment exprimé. Il attribue un score non visible qui permet ensuite de déterminer si ce commentaire n’exprime aucun sentiment, ou s’il est négatif, neutre ou positif.

Réponses

Les réponses sont affichées en deux colonnes : la réponse et l’analyse de sentiment associée à la réponse. Il est possible de filtrer entre absence de sentiment exprimé, positif, neutre et négatif afin de prioriser certaines réponses.

Le sentiment généré par l’IA peut-il être modifié ?

Oui. Les Administrateurs Global et Sondages peuvent modifier le sentiment identifié par l’IA en sélectionnant un autre sentiment parmi les options disponibles.

Compétences et matrices de compétences générées par l'IA

Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de générer des compétences et matrices de compétences à l’aide de l’intelligence artificielle. Afin d’assurer la transparence sur l’origine du contenu, les contenus générés par l’IA sont visiblement identifiés dans le produit grâce à des libellés dédiés et des informations de traçabilité. Les administrateurs peuvent ensuite modifier manuellement les contenus générés tout en conservant l’indication que l’IA a été utilisée à l’origine de leur création.

Générer des matrices de compétences avec l’IA

Cette option est disponible dans Carrière et Compétences > Matrices et compétences :

Qui peut voir les matrices générées par l’IA ?

Une fois les matrices générées, elles peuvent être utilisées comme n’importe quelle autre matrice :

• Les managers et les admins peuvent associer des employés aux matrices,

• La matrice d’un employé est accessible dans son profil par les collaborateurs, managers et admins,

• Les employés ont accès aux matrices dans « Carrière » et « Explorateur de carrière »,

• Il est possible d’inclure une évaluation des compétences basée sur la matrice de l’employé dans les entretiens.

Quand la matrice est-elle générée ?

La génération par l’IA est déclenchée par un Admin (Global / Compétences). Elle est optionnelle et vise à aider les administrateurs à créer des compétences et des matrices de compétences en générant automatiquement du contenu.

Quels éléments sont pris en compte lors de la génération de la matrice ?

• Le titre de la matrice renseigné

• Les titres de niveaux renseignés

• Le ou les secteurs renseignés

• Le fait d’inclure ou non les soft skills

• Le fait d’inclure ou non les management skills

Comment la matrice est-elle générée ?

L’IA reçoit pour instruction de respecter la structure d’une matrice et de générer la matrice dans la langue et le secteur saisis par l’utilisateur, ainsi que pour le poste correspondant au titre de matrice fourni par l’utilisateur.

Les parties du prompt liées aux soft skills et aux management skills sont ajoutées de manière conditionnelle en fonction de la demande de l’utilisateur. Les compétences générées sont ensuite disponibles dans la bibliothèque de compétences.

Les matrices et les compétences générées par l’IA sont identifiées au moyen de tags visibles «Généré par l'IA ». Les libellés signalant la génération par l’IA restent visibles même après des modifications manuelles.

La matrice générée par l’IA peut-elle être modifiée ou supprimée ?

Oui. La matrice générée par l’IA reste entièrement sous votre contrôle.

Une fois générée, la matrice n’est pas publiée. Une relecture humaine par un admin est possible avant la publication de la matrice générée. Les Admins restent responsables de la vérification du contenu généré avant son utilisation dans leur organisation.

Les utilisateurs suivants peuvent modifier le contenu de la matrice, y compris les compétences et la structure de la matrice :

• Administrateur global,

• Administrateur compétences.

Compétences et matrices de compétences traduites par l'IA

Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de générer des traductions de compétences et de matrices de compétences à l’aide de l’intelligence artificielle. L’utilisation de l’IA est rendue visible grâce à des indicateurs visuels, des possibilités de modification, des informations de traçabilité et une documentation de support. Les administrateurs peuvent modifier les traductions générées par l’IA tout en maintenant la transparence sur l’origine de la traduction.

Générer des traductions de skills et de matrices avec l’IA

Cette option est disponible dans Compétences et Carrière / Matrices et compétences, lorsqu’une matrice est sélectionnée :

Une fois les traductions disponibles, les Admins peuvent également générer de nouvelles traductions directement depuis l’onglet Traductions, par exemple si la matrice de référence a été mise à jour depuis la dernière traduction et qu’ils souhaitent refléter ce changement dans une nouvelle traduction.

Qui peut voir les compétences et matrices traduites par l’IA ?

Une fois les matrices traduites, elles peuvent être utilisées comme n’importe quelle autre matrice :

• Les managers et les admins peuvent associer des employés aux matrices

• La matrice d’un employé est accessible dans son profil par les collaborateurs, managers et admins

• Les employés ont accès aux matrices dans « Carrière » et « Explorateur de carrière »

• Il est possible d’inclure une évaluation des compétences basée sur la matrice de l’employé dans les entretiens de collaborateurs.

Selon la langue de l’employé, la traduction peut être utilisée.

Quand la matrice est-elle traduite ?

La traduction des matrices par l’IA est déclenchée par un Admin (Global / Compétences). Il s’agit de la première étape pour aider les administrateurs à proposer des traductions pour leurs compétences et matrices de compétences. La fonctionnalité crée des brouillons de traductions basées sur l’IA, que les Admins peuvent ensuite modifier.

Quels éléments sont pris en compte lors de la traduction d’une matrice ?

• Titre de la matrice

• Titre et description des niveaux de la matrice

• Titre des domaines liés

• Titre des aires liées

• Titre et contenu des attentes liées aux aires

Comment la matrice est-elle traduite ?

Lorsqu’une matrice accède pour la première fois à l’action de traduction, nous effectuons 2 actions :

1️⃣ Détection de la langue par défaut

Pour l’ensemble du contenu de la matrice, nous utilisons DeepL pour déterminer la langue par défaut.

2️⃣ Traduction

Ensuite, nous utilisons DeepL pour traduire le contenu de la matrice vers les autres langues définies pour l’organisation.

Les matrices et les compétences traduites par l’IA sont identifiées au moyen de tags visibles « Traduites par l'IA ». Les libellés signalant la traduction par l’IA restent visibles même après des modifications manuelles.

La matrice traduite par l’IA peut-elle être modifiée ou supprimée ?

Oui. La matrice traduite par l’IA reste entièrement sous votre contrôle.

Les traductions des skills sont disponibles et modifiables dans la bibliothèque de compétences.

Les traductions des éléments de la matrice sont modifiables dans l’onglet Traductions de la matrice sélectionnée.

Une relecture humaine de la traduction par un Admin est possible avant la publication de la matrice traduite, à condition que la matrice soit non publiée au moment où l’Admin déclenche les traductions. Les Admins restent responsables de la vérification du contenu traduit avant son utilisation dans leur organisation.

Les utilisateurs suivants peuvent modifier le contenu de la matrice, y compris les compétences et la structure de la matrice :

• Administrateur global,

• Administrateur compétences.